Na een reeks voorbereidende gesprekken wil het stadsbestuur een gefaseerde procedure opstarten om een uitbater / concessionaris te zoeken. Niet enkel de maandelijkse vergoeding is hierbij van belang, maar meerdere aspecten, zoals het gewenste doelpubliek, samenwerking met de Kunstencampus, optimale exploitatievorm en nodige inrichtingsinvesteringen, de verdeling van financiële lasten, baten en risico's tussen stad en concessiehouder zullen meespelen bij het toekennen van de uitbating.
Gezien de ervaringen met vroegere concessies en de bijzondere plaats die het 'cultuurcafé' zal innemen, is een goede voorbereiding en afweging van mogelijkheden gewenst. Zo kunnen de wensen vanuit het bestuur en de werking van de Kunstencampus zoveel mogelijk gekoppeld worden aan de kennis en ervaring van horeca-uitbaters. Er wordt voorgesteld een gefaseerde procedure te organiseren, met open kandidaatstelling, een dialoogronde om het eisenprogramma te verduidelijken, het definitief vastleggen van de concessievoorwaarden en een uiteindelijke toekenning.
In deze procedure roept het bestuur potentiële kandidaten op om in te schrijven. Met hen kan het bestuur van gedachten wisselen over allerlei aspecten van de uitbating vooraleer deze in een definitief gemeenteraadsbesluit worden vastgelegd
Welk uitbatingsconcept is haalbaar binnen een sluitend businessplan? Welke samenwerking is mogelijk met de Kunstencampus of andere culturele partners? Welk aanbod en doelpubliek wordt best aangesproken? Welke investering wordt verwacht van de concessiehouder voor de inrichting? Welke juridische vorm en duurtijd past het best bij de financiële en uitbatingsvoorwaarden?
De dialoog gebeurt met de concrete uitbatingskandidaten, niet met tussenpersonen zoals brouwers. Pas na deze dialoogronde legt de gemeenteraad, op voorstel van het college van burgemeester en schepenen, de definitieve randvoorwaarden vast. Dan kunnen de ingeschreven kandidaten die daadwerkelijk hebben deelgenomen aan de dialoog een definitief voorstel indienen, waaruit het college van burgemeester en schepenen de uiteindelijke concessiehouder kiest.
De dienst Patrimonium organiseert de procedure, met bijstand van een team van interne specialisten en externe (juridische bijstand) betrokkenen werd een procedure in verschillende stappen en in dialoog met potentiële kandidaten uitgewerkt.
Decreet lokaal bestuur van 22/12/2017, B.S. 15/02/2017, art. 2 en art 41 ev met betrekking tot de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De gemeenteraad stemde met 25 stemmen op 31 stemmers nl. van de heer Peter Segers – voorzitter, de heer Paul Van Miert – burgemeester, de heer Jan Van Otten, de heer Luc Op de Beeck, mevrouw Astrid Wittebolle, de heer Marc Boogers, de heer Stijn Adriaensens, mevrouw Kelly Verheyen – schepenen; de heer Luc Debondt, de heer Hannes Anaf, mevrouw Annemie Der Kinderen, de heer Guy Van Litsenborg, de heer Paul Moelans, de heer Peter Roes, de heer Bart Voordeckers, de heer Wout Schafraet, mevrouw Savannah van Dongen, de heer Achraf El Yakhloufi, de heer Ludwig Nietvelt, de heer Rudy Elst, de heer Kurt Persegael, de heer Jeff Dierckx, mevrouw Pauline Ceusters, de heer Wilfried Sylverans, mevrouw Cathy Devolder– raadsleden.
Er waren 6 neen stemmen nl. van de heer Reccino Van Lommel, de heer Kevin Janssen, de heer Jan Van Steenbergen, de heer Dieter De Quick, de heer Peter Janssens en mevrouw Vicky Waterschoot – raadsleden.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de voorgestelde selectie-leidraad en timing voor de oproep van een uitbater voor het toekomstige 'cultuurcafe' in de kunstencampus op Turnova.