Aangezien de concessie een vaste duurtijd van minder dan 9 jaar had, kon de goedkeuring ervan door het college van burgemeester en schepenen worden behandeld. Indien de concessie verlengd wordt, impliceert dit een langere duurtijd dan 9 jaar, waarvoor de gemeenteraad bevoegd is.
In de huidige concessievoorwaarden werd de vergoeding voor het gebruik van de cafetaria gekoppeld aan onderhoudstaken met betrekking tot de sportvelden en kleedkamers. Aangezien het kleedkamergebouw intussen flink is uitgebreid en de stad wenst dat het onderhoud van deze nieuwbouw mee opgenomen wordt in de concessievoorwaarden, dient een nieuwe oproep te worden open geschreven.
In de vorige oproep werd gemotiveerd dat een openbaar bestuur veelal geconfronteerd wordt met uitbatingsproblemen in commerciële concessies (oa faillissementen) in sportgebouwen, welke een continue en kwaliteitsvolle sportbeleving in het gedrang brengt. Daarom werd er geopteerd om de voorkeur te geven aan de uitbating van de cafetaria door een sportclub, die de infrastructuur ter plaatse ook gebruikt en daardoor ook organisatorische taken op zich kan nemen die gepaard gaan met enige verantwoordelijkheid. Dat is op vandaag nog steeds onveranderd gebleven.
Om die reden is het ook bij deze oproep het wenselijk dat marktbevraging beperkt zal georganiseerd worden en zal bestaan uit een oproep van kandidaten waarbij volgende criteria zullen worden gehanteerd:
De uitbating van een eet- en drankgelegenheid aan de sportvelden, gelegen binnen het stadseigendom ‘Leemshoeve’ aan de Steenweg op Merksplas 80 te Turnhout, omvattende de volledige gelijkvloerse ruimten en de volledige zolderruimte, een perceeltje gelegen tegen de voorzijde van de gebouwen (er moet over de volledige voorzijde een vrije doorgang van minimum 3 meter breed verzekerd blijven) en een perceeltje gelegen tegen de achterzijde over de volledige lengte van het gebouw. De verharding tussen het cafetariagebouw en het kleedkamergebouw kan ook gebruikt worden als terrasruimte. Tussen terras en kleedkamergebouw dient wel een vrije doorgang te worden voorzien van 3 meter breed. De precieze afbakening van de in concessie gegeven ruimte is aangeduid op bijgevoegd plan.
De concessie wordt aangegaan voor een periode van 9 jaar, stilzwijgend verlengbaar met telkens 9 jaar, onder dezelfde voorwaarden als onderhavige overeenkomst.
De concessie wordt toegekend na een oproep tot mededinging. Het staat Stad Turnhout vrij om, eventueel na een eerste voorselectie, de weerhouden kandidaten op te roepen om hun voorstel toe te lichten vooraleer een uiteindelijke keuze gemaakt wordt.
Deze sportconcessie wordt voorbehouden aan erkende Turnhoutse sportverenigingen met als juridische vorm een VZW die baat/nood hebben aan een openluchtsportaccommodatie als de sporthoeve. Zij moeten voor een belangrijk gedeelte sport beoefenen in competitiesportverband en een voldoende uitgebouwde jeugdwerking hebben.
Volgende criteria, in volgorde van afnemend belang, zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht. Aan elk criterium werd een maximum te scoren puntentotaal toegekend. De kandidaat met de hoogste totaalscore op 100 punten zal de opdracht gegund worden.
1. De kandidaat-concessiehouder formuleert een uitgewerkte visie waaruit duidelijk blijkt hoe de uitbating van de cafetaria zal gebeuren. (max. 2 A4) 40 punten
Volgende punten zijn daarbij zeker van belang:
2. Visie op hoe de taken, beschreven in de overeenkomst, uitgevoerd zullen worden 40 punten
3. Motivatie en doelstellingen van de vereniging 20 punten
De inschrijver dient bij zijn offerte de nodige documenten te voegen teneinde een evaluatie van de kandidatuurstellingen mogelijk te maken.
De opdracht wordt gegund aan de bieder met de hoogste totaalscore. De stad behoudt zich het recht voor om de bieding te kiezen die volgens hem in alle opzichten het beste past bij zijn eigen visie en die de meeste waarborgen biedt, rekening houdend met de gunningscriteria. Tevens kan de opdrachtgever beslissen om niet te gunnen en een nieuwe procedure op te starten.
Indien de opdracht kan gegund worden, zal de concessieovereenkomst worden afgesloten.
Decreet lokaal bestuur van 22/12/2017, B.S. 15/02/2018, art 2 en art 41 met betrekking tot de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de procedure van de oproep met de beperkte marktbevraging voor de sportconcessie van de cafetaria op sportpark Leemshoeve.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de concessievoorwaarden onder welke de concessieovereenkomst zal worden afgesloten.
De gemeenteraad machtigt het college van burgemeester en schepenen om het dossier administratief af te handelen.