De stad Turnhout hecht veel belang aan een duurzame uitbating, de financiële haalbaarheid en de samenwerking met de private partner op gebied van aanbod, uitstraling, verbinding met de buurt. Het stadsbestuur wil daarom een procedure opstarten om een concessionaris aan te trekken voor het nieuwe Museumcafé, waarbij de maandelijkse concessievergoeding in eerste instantie van ondergeschikt belang is maar waarbij andere aspecten, zoals de samenwerking en samenhang met het museum en de laagdrempeligheid zullen meespelen bij het toekennen van de uitbating.
Gezien de ervaringen met voorgaande concessies is een goede voorbereiding en afweging van mogelijkheden gewenst. Zo kunnen de wensen vanuit het bestuur en de werking van het museum zoveel mogelijk gekoppeld worden aan de kennis en ervaring van horeca-uitbaters.
Er wordt voorgesteld een procedure te organiseren, waarbij na het indienen van een voorstel nog onderhandeling mogelijk is met de kandidaten alvorens de concessie toe te kennen. Het bestuur roept potentiële kandidaten op om in te schrijven. Nadat de kandidaten hun voorstel indienden kan het bestuur via een vooraf aangestelde jury eventueel nog van gedachten wisselen met de kandidaten over aspecten van de uitbating zoals het beoogde uitbatingsconcept, het ingediende businessplan, het doelpubliek en het aanbod vooraleer deze definitief in een definitieve overeenkomst worden vastgelegd. Deze overeenkomst wordt dan ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
De dienst Patrimonium organiseert de procedure. Met input van een team interne betrokkenen werd een procedure met potentiële kandidaten uitgewerkt.
Decreet lokaal bestuur van 22/12/2017, B.S. 15/02/2017, art. 2 en art 41 ev met betrekking tot de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de voorwaarden en de procedure van de oproep voor een concessionaris voor het nieuwe Museumcafé bij het speelkaartenmuseum.