Bestellen via internet is toegestaan zolang de geldende wetgevingen worden nageleefd. Een aanbestedende overheid mag niet om het even wat en om het even hoe aankopen. Ze is hierbij gebonden aan de wetgeving overheidsopdrachten en de bepalingen in het decreet lokaal bestuur.
Volgens de bepalingen van artikel 272 van het decreet lokaal bestuur is Turnhout wettelijk gebonden aan de dubbele handtekening bij het uitvoeren van betalingen. De financieel directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de girale betalingen (betalingen via overschrijving), maar de financieel directeur mag een betalingsopdracht pas ondertekenen na de uitdrukkelijke opdracht vanwege de algemeen directeur. Door het plaatsen van de eerste handtekening van de algemeen directeur op een betalingsopdracht bevestigt de algemeen directeur de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven en kan tot betaling worden overgegaan.
Om de goede werking niet in het gedrang te brengen voorziet het decreet lokaal bestuur in artikel 272 de mogelijkheid om via het systeem van provisies uitgaven onmiddellijk te betalen: cash of met betaalkaart (ook kredietkaart). Het gaat om geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur die noodzakelijk zijn en waarvan de betaling vrijwel tegelijk plaats heeft met het werk, de levering of de dienst. Voorbeelden hiervan zijn aankopen in grootwarenhuizen, aankoop van treintickets bij de NMBS, de betaling van nummerplaten voor voertuigen, publiceren van advertenties via sociale media, enz.
Een aantal diensten hebben reeds een provisie ter beschikking. Voor de goede werking is het voor sommige diensten noodzakelijk om aankopen met onmiddellijke betalingen te kunnen verrichten.
Tot op heden is het enkel mogelijk online advertenties te betalen met kredietkaarten. Daarom wordt er voorgesteld om in de voorwaarden een uitzondering te voorzien voor provisies voor de online promotiekanalen. Het maximumbedrag per provisie voor online advertenties wordt bepaald aan de hand van het bedrag dat wordt opgenomen in de kredieten van het meerjarenplan voor online advertenties en kan per jaar verschillen.
Artikel 272. Decreet lokaal bestuur (01/01/2019- ...)
§ 1. Alle girale betalingen worden ondertekend door de algemeen directeur en de financieel directeur. Met zijn handtekening bevestigt de algemeen directeur dat de uitgave wettig en regelmatig is.
Als het organisatiebeheersingssysteem daarvoor een regeling bevat, kunnen provisies ter beschikking gesteld worden van personeelsleden voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan. Het eerste lid is niet van toepassing op de betalingen vanuit die provisies.
Betalingen in verband met het thesauriebeheer verricht de financieel directeur autonoom. Daaronder vallen niet de betalingen naar de provisies, vermeld in het tweede lid.
§ 2. Als de algemeen directeur of een personeelslid dat hij met betalingsverrichtingen belast heeft, weigert een betalingsopdracht aan een financiële instelling te ondertekenen, kan het college van burgemeester en schepenen op eigen verantwoordelijkheid bevelen de betaling uit te voeren. Een dergelijk bevel kan niet worden geweigerd.
In het geval, vermeld in het eerste lid, brengt het college van burgemeester en schepenen de gemeenteraad op de hoogte van dat betalingsbevel.
De betaling, vermeld in het eerste lid, kan pas worden uitgevoerd nadat de gemeenteraad heeft kunnen kennisnemen van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen.
De gemeenteraad keurt de nieuwe voorwaarden voor de terbeschikkingstelling van een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven goed.
Begripsomschrijvingen
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
Omvang van de provisie
Zowel de structurele of rollende provisie als de occasionele provisie wordt vastgesteld op maximaal 5 000 euro per provisiehouder per jaar. Met uitzondering van de provisies voor de online promotiekanalen. Voor deze provisies is het maximumbedrag afhankelijk van het bedrag dat is opgenomen in de kredieten van het meerjarenplan voor online advertenties en kan per jaar verschillen.
Aanduiding provisiehouders
De aanstelling van de provisiehouder behoort tot de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Hij wijst, na advies van de financieel directeur, de personen formeel en nominatief aan via een schriftelijk besluit. Bij de aanstelling wordt eveneens het maximumbedrag, met een maximum zoals bepaald in artikel 3, en de termijn van de provisie bepaald.
Beheer van de provisie
a) terbeschikkingstelling
De provisiehouder vraagt het bedrag aan dat hij/zij denkt binnen een bepaalde periode nodig te hebben. Het bedrag van de provisie wordt op een zichtrekening met bijhorende debetkaart of via een provisiekredietkaart beschikbaar gesteld door de financieel directeur. De ter beschikking gestelde kaart mag geen negatief saldo vertonen.
b) bewaring
De provisiehouder is persoonlijk verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheer van de toegekende provisie. Bij verlies of diefstal van de provisie verwittigt de provisiehouder onmiddellijk het diensthoofd en de dienst financiën. In geval van verlies of diefstal van de betaalkaart wordt CARDSTOP onmiddellijk verwittigd. Bovendien dient er ingeval van diefstal steeds klacht neergelegd te worden bij de politie namens de stad Turnhout.
c) gebruik
Betalingen via provisies vormen een uitzondering en moeten tot een minimum beperkt worden. De provisie mag enkel gebruikt worden voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur die de normale aankoopprocedure niet kunnen volgen en die zonder uitstel moeten gebeuren of die onmiddellijk moeten worden gedaan voor de goede werking van de dienst.
De provisie mag niet voor persoonlijke doeleinden worden aangewend. Het is bovendien niet toegestaan de verleende provisie met andere provisies te vermengen.
Elke uitgave moet worden verantwoord met een bewijsstuk. De provisiehouder bewaart alle verantwoordingsstukken van betaling en registreert alle gedane uitgaven met minstens de vermelding van datum en bedrag in een gedetailleerde staat van uitgaven of in een softwaretoepassing.
d) afrekenen
De periodiciteit van afrekenen hangt af van het type provisie:
De afrekening moet vergezeld zijn van een gedetailleerde uitgavenstaat, met daarin een overzicht van de tot dan gedane uitgaven, en de originele bewijsstukken. Financiën verifieert de uitgavenstaat en controleert de bewijsstukken. Uitgaven die het maximumbedrag, bepaald in artikel 3, overschrijden worden niet aanvaard.
Na aanvaarding van de afrekening zal de financieel directeur de provisie aanzuiveren. Er gebeurt geen aanzuivering indien het maximum toegekende bedrag op jaarbasis is bereikt of indien eerder verleende provisies niet zijn afgerekend.
e) niet aanvaarding van (een deel van) de afrekening
Indien bepaalde gedane uitgaven van de provisiehouder door Financiën niet worden aanvaard, bezorgt Financiën een verslag aan de provisiehouder. De provisiehouder noteert zijn/haar opmerkingen en bezorgt het verslag opnieuw aan Financiën. Financiën vult dit verslag indien nodig aan en bezorgt het verslag vervolgens aan de algemeen directeur.
De algemeen directeur neemt een beslissing over de al dan niet aanvaarding van (een deel van) de gedane uitgaven. Een kopij van deze beslissing wordt overgemaakt aan de provisiehouder en aan Financiën.
De provisiehouder kan tegen de beslissing van de secretaris inzake de niet-aanvaarding, beroep aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen, binnen een termijn van 10 werkdagen, volgend op de ontvangst van de beslissing van de algemeen directeur.
Een kopij van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen wordt overgemaakt aan de provisiehouder en aan Financiën.
Beëindiging provisiebeheer
§1 Het beheer van een provisie kan worden beëindigd door:
In het geval van een beslissing van de algemeen directeur wordt een afschrift van deze beslissing bezorgd aan het betrokken personeelslid. De provisiehouder bezorgt de provisie terug aan de financieel directeur verminderd met het bedrag van de gedane uitgaven op voorlegging van een gedetailleerde uitgavenstaat vergezeld van de nodige verantwoordingsstukken.
§2 Het beheer van een provisie verleend voor een bepaalde termijn, wordt beëindigd bij het verlopen van de bepaalde termijn, uitgezonderd die gevallen bepaald in §1.
§3 Indien de uitgavenstaat en de verantwoordingsstukken in orde wordt bevonden, wordt aan provisiehouder kwijting verleend.