The Box is reeds sinds maart 2017 gevestigd in Turnhout en kan hierdoor van naamsbekendheid genieten. Op 14 december 2020 werd er een convenant afgesloten met Stebo vzw om eenvormigheid te krijgen en het lokaal bestuur juridisch in te dekken. Zo werden afspraken gemaakt over geheimhouding en beveiliging (oa. informatieveiligheid), communicatie en publiciteit, financiering, beëindiging en wijzigbaarheid en aansprakelijkheid. Daarnaast zijn er ook organisatiebrede afspraken gemaakt om de opvolging en evaluatie van de convenanten te versterken.
De administratieve opvolging van The Box Turnhout verloopt sinds 3 december 2020 via Stad Turnhout. Om kandidaatgebruikers van The Box een uniforme werking aan te bieden, werd er aan Stebo vzw gevraagd om de administratieve opvolging over te nemen. Naar aanleiding hiervan wordt er een subsidieovereenkomst afgesloten tussen Stad Turnhout en Global bvba so. Global bvba so is een vennootschap die specifiek gebruikt wordt door Stebo vzw om The Boxen in Genk, Hasselt, Gent en Oostende uit te baten. Stebo vzw zal ook in Turnhout Global gebruiken hiervoor: alle juridische en administratieve handelingen die betrekking hebben op het inrichten en uitbaten van The Box zullen gebeuren via Global bvba so.
In de subsidieovereenkomst zijn de uitbatingsvoorwaarden en te leveren prestaties opgenomen. Om de uitbating van The Box Turnhout te kunnen uitvoeren en te waarborgen wordt er een subsidie van 20 000 euro per jaar toegekend aan Global bvba so. Dit bedrag dient enkel om elk mogelijk uitbatingsrisico van Global bvba so af te dekken. Om een transparant correct beeld te kunnen geven welke kosten/opbrengsten aan The Box Turnhout worden toegekend, zal Global bvba so een analytische boekhouding uitvoeren.
De administratieve opvolging door Global bvba so valt onder de convenant afgesloten tussen Stad Turnhout en Stebo vzw. Hierdoor worden er geen bijkomende kosten gevraagd en wordt enkel het reeds voorziene budget van The Box Turnhout gebruikt als subsidie om het uitbatingsrisico af te dekken. De gesprekken met en ondersteuning voor de kandidaten gebeuren nog steeds vanuit de dienst Ondernemen & Werk.
De dienst Ondernemen & Werk heeft aan de eigenaar gevraagd om het handelspand aan dezelfde voorwaarden te verhuren aan Global bvba so. De eigenaar is hiermee akkoord.
Artikel 41.5° van het Decreet Lokaal Bestuur: [...] De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd:
[...]
5° het goedkeuren van beheersovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten als vermeld in artikel 196, 234 en 247;
Deze beslissing werd genomen met eenparigheid van stemmen.
De gemeenteraad hecht goedkeuring aan de subsidieovereenkomst tussen de stad Turnhout en Global bvba so m.b.t. de uitbating van het project The Box.