2021_GR_00166 - Subsidiereglement stimuleringsfonds - Goedkeuring

Grondslag

Onder de hierna vermelde voorwaarden en criteria kan aan de organisatie van een nieuw* lokaal evenement met een maatschappelijke waarde dat de verbondenheid tussen de inwoners stimuleert een subsidie worden verleend. Op voorwaarde dat het minstens 250 bezoekers of deelnemers en maximum 1 500 bezoekers of deelnemers telt gedurende het ganse evenement.

*nieuw lokaal evenement: enkel de 3 eerste edities komen in aanmerking voor een subsidie. De organisator moet ernaar streven om na 3 edities financieel onafhankelijk te zijn van de stad. Eénmalige evenementen komen ook in aanmerking voor een subsidie.

Toepassingsgebied

Niet-commerciële organisatoren met een actieve werking op grondgebied van stad Turnhout of stadseigendom die een publiek toegankelijke activiteit organiseren komen in aanmerking voor een subsidie.

Volgende instanties komen niet in aanmerking: 

1. Fuiven, privé-feesten en private activiteiten. (zoals bijv. bedrijfsfeesten)
2. Activiteiten met een uitgesproken religieus en/of politiek karakter.
3. Activiteiten die georganiseerd worden door openbare besturen.
4. Activiteiten met als hoofddoel (het stimuleren van) de verkoop van producten. (zoals bijvoorbeeld braderijen, markten, promo-events ...)

Een zelfde aanvrager kan slechts gesubsidieerd worden voor één evenement per kalenderjaar.

Dubbele subsidiëring via andere reglementen voor dezelfde uitgaven is niet toegestaan.

Beperking

Aanvragen en timing

§1. Om in aanmerking te komen voor een subsidie, dient het 'aanvraagformulier stimuleringsfonds' op de stedelijke website volledig en correct te worden ingevuld voor het verstrijken van de in §2 vastgelegde termijn.

§2. De aanvraag dient binnen de periode van 3 tot 12 maanden voorafgaand aan de datum van het evenement ingediend te worden.

Beoordeling en beslissing

De subsidie wordt toegekend door het college van burgemeester en schepenen, op advies van de betrokken stadsdiensten, op basis van het ingestuurde dossier met een toelichting over de activiteit, een begroting en een motivatie bij elk van de vooropgestelde toekenningsvoorwaarden. Het college van burgemeester en schepenen neemt de beslissing en motiveert indien deze afwijkt van het advies van de betrokken stadsdiensten.

Financiering

Goedgekeurde aanvragen resulteren in een collegebesluit met betaling van 50% van het in het collegebesluit toegekende subsidiebedrag binnen de maand na de goedkeuring van het dossier en betaling van het saldo na afloop van het initiatief, binnen de 2 maanden na ontvangst van de inhoudelijke en financiële verantwoording (bestaande uit een overzicht en alle bewijsstukken van alle inkomsten en uitgaven die verband houden met het goedgekeurde initiatief).

Algemene basisvoorwaarden

Alvorens er aanspraak kan gemaakt worden op een subsidie moet het evenement voldoen aan volgende basisvoorwaarden:

1° Er moet bij de aanvraag een duidelijk draaiboek gevoegd te worden in functie van toegankelijkheid, minder-hinder-maatregelen en promotie met betrekking tot het evenement. Daarnaast dient er eveneens een transparante begroting bezorgd te worden.

2° De aanvrager moet in het draaiboek aantonen dat volgende voorwaarden inzake toegankelijkheid, minder-hinder-maatregelen en promotie worden voorzien:

1. Toegankelijkheid

• Redelijke prijs – kwaliteit verhouding (zo veel mogelijk mensen moeten kunnen deelnemen)
• Koppeling met UiT-PAS (indien haalbaar)
  • Indien toegang of deelname via ticketingsysteem voorzien wordt
  • Indien er geen toegangsprijs wordt gevraagd moet er bekeken worden of de houders van de UiT-PAS aanspraak of kans kunnen maken op een omruilvoordeel
• Eventueel extra maatregelen zoals:
  • Aanwezigheid van sanitair voor mensen met een beperking
  • Aanwezigheid van voorbehouden parkeerplaatsen voor mensen met een beperking
  • Drempelloos: wegwerken van hoge drempels in functie van bezoekers met kinderwagens, rolstoel …

    2. Minder-hinder-maatregelen

• Milieu
  • OVAM werkt rond het verduurzamen van evenementen. Lokale overheden, bedrijven, verenigingen en particulieren vinden op deze pagina de laatste info over wetgeving, inspirerende voorbeelden, praktische tips en ondersteuning die OVAM biedt. (www.ovam.be/groen-event)
  • Respecteren van de geldende wetgeving cateringmateriaal (www.ovam.be/wetgeving-cateringmateriaal) en afvalverwerking.
  • Aanbieden van oordopjes bij afwijking op geluidsnorm
• Mobiliteit
  • Communicatie rond bereikbaarheid
    • Te voet of met de fiets (fietsstalling)
    • Met openbaar vervoer
    • Met de wagen (gratis – en betaalparkings)
• Veiligheid
  • Bewaking
  • Toegangscontrole
  • EHBO
  • Te allen tijde voldoen aan de geldende regelgeving

    3. Communicatie

Organisaties die een subsidie krijgen, verbinden zich ertoe in alle communicatie die verband houdt met het project het officiële stadslogo te gebruiken en steeds te vermelden 'met steun van de stad Turnhout'. De gegevens van het evenement worden door de aanvrager ingevoerd op www.uitdatabank.be.

    4. Transparante en realistische begroting

Specifieke beoordelingscriteria

 De aanvraag wordt beoordeeld op basis van de informatie, de toelichting en bijlagen van het ingediende aanvraagdossier.

Bij de beoordeling van de aanvraag zal rekening gehouden worden met volgende criteria:

1. Stimuleert actief de samenhang tussen inwoners 
2. Kind/gezinsvriendelijk (indien van toepassing)
3. Toegankelijk en/of deelname mogelijk voor iedereen
4. Samenwerking met verschillende lokale partners (inhoudelijk, organisatorisch, logistiek …)
5. Locatiekeuze op maat van het evenement
6. Zet actief en inhoudelijk in op diversiteit
7. Kwalitatief uitgewerkt programma (is duidelijk meer dan louter een ‘programmering’)
8. Minder-hinder-maatregelen
9. Communicatie – en promotieplan
10. Algemene kwaliteit van de aanvraag (volledig en overzichtelijk dossier)
11. Financieel plan (realistische begroting)

Na aanvraag en beoordeling

Subsidie en ondersteuning zijn mogelijk na goedkeuring van een aanvraag voor max. 3 edities mits positieve evaluatie:

1. Financieel:

• Max. 2 500 euro (1^ste editie)
• Max. 2 000 euro (2^de editie)
• Max. 1 500 euro (3^de editie)
• Ingeval er BTW van toepassing is, is het in het collegebesluit goedgekeurd bedrag inclusief de BTW)

Toekenning van bedrag in functie van begroting (max. 50% van uitgaven, afhankelijk van mogelijke inkomsten …)

       2. Logistiek:

• Vrijstelling van retributie op de ontlening van materialen uitleendienst, met uitzondering van de podiumwagen
• Vrijstelling van retributie op de inname openbaar domein

Controle

Controle op de naleving van de voorschriften en op de juistheid van de ingediende gegevens kan op ieder ogenblik uitgeoefend worden door een afgevaardigde van de werkgroep ‘stimuleringsfonds’ of een gevolmachtigde van het college van burgemeester en schepenen. Deze hebben steeds toegang tot alle informatie betreffende de subsidie en het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende subsidie werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend. Het vaststellen van inbreuken kan leiden tot uitsluiting van deze en andere stedelijke subsidies, terugvordering van de verleende subsidie en/of andere sancties waartoe zal besloten worden door het college van burgemeester en schepenen.

Betwisting en sanctie

In geval van betwisting zal de betrokkene gehoord worden door minstens twee leden van de werkgroep 'stimuleringsfonds' die een advies formuleren. Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing.

In volgende gevallen moet de begunstigde de subsidie, geheel of gedeeltelijk, terugbetalen:

• als hij/zij de subsidie niet aanwendt voor het toegekende doel;
• als hij/zij de verantwoording niet tijdig of niet correct verstrekt;
• als hij/zij zich verzet tegen de controle overeenkomstig artikel 10.

Deze terugbetaling dient binnen de 30 dagen na ontvangst van de invorderingsstaat te gebeuren.